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Notbetrieb und manuelle Ausweichverfahren
Dieses Dokument beschreibt die Notbetriebsverfahren und manuellen Ausweichlösungen, die bei einem Ausfall kritischer IT-Systeme der CERTANIA Holding GmbH zur Aufrechterhaltung der Geschäftstätigkeit einzusetzen sind.
Zweck und Grundsätze
Notbetriebsverfahren werden aktiviert, wenn die regulären IT-Systeme nicht oder nur eingeschränkt verfügbar sind und die technische Wiederherstellung mehr Zeit benötigt als der definierte RTO. Ziel ist es, die kritischsten Geschäftsprozesse mit reduzierten Mitteln aufrechtzuerhalten, bis der Normalbetrieb wiederhergestellt ist.
Grundsätze des Notbetriebs:
- Sicherheit geht vor Geschwindigkeit
- Nur unbedingt notwendige Prozesse werden im Notbetrieb fortgeführt
- Alle Notbetriebsaktivitäten sind zu dokumentieren
- Rückkehr zum Normalbetrieb erfolgt erst nach ausdrücklicher Freigabe durch DRM
Kommunikation bei IT-Ausfall
Falls Microsoft 365 (E-Mail, Teams) ausgefallen ist, gelten folgende Ausweichverfahren:
| Kommunikationsbedarf | Ausweichlösung |
|---|---|
| Interne Kommunikation | Mobiltelefon (Anruf / SMS) – Notfallkontaktliste verwenden |
| Externe Kommunikation (Kunden) | Mobiltelefon oder private E-Mail-Accounts (temporär) |
| Notfall-Kommunikationsgruppe | ⚠️ PLATZHALTER – z. B. Signal-Gruppe für DR-Team einrichten |
| Offizielle Statusmeldungen | ⚠️ PLATZHALTER – Kommunikationsvorlage aus Anhang A3 |
⚠️ PLATZHALTER – Notfallkontaktliste mit privaten Mobilnummern aller DR-Team-Mitglieder und Schlüsselpersonen muss durch Tina Turner (DRM) bis [30.09.2026] erstellt und physisch hinterlegt werden.
Notbetriebsverfahren je Geschäftsprozess
E-Mail und Kommunikation
Auslöser: Microsoft 365 oder Hornet Security ausgefallen
Notbetrieb:
- Alle dringenden internen Kommunikationen per Mobiltelefon (Anruf/SMS)
- Private E-Mail-Adressen der Schlüsselpersonen verwenden (temporär, nur für kritische Vorgänge)
- Kunden und Partner per Telefon über Ausfall und temporäre Erreichbarkeit informieren
- Keine sensiblen Unternehmensdaten über private E-Mail-Accounts versenden
Dauer: Bis zur Wiederherstellung von M365 (Ziel: max. 2h gemäß RTO)
Dokumentenmanagement und Dateiablage
Auslöser: SharePoint / OneDrive ausgefallen
Notbetrieb:
- Zugriff auf lokal synchronisierte OneDrive-Dateien über den OneDrive-Sync-Client (offline verfügbar, sofern zuvor synchronisiert)
- Für neue Dokumente: lokale Zwischenablage auf Endgerät, Synchronisation nach Wiederherstellung
- Kritische Dokumente im Notfall per E-Mail oder USB-Stick teilen (nur intern)
Finanzkonsolidierung (LucaNet)
Auslöser: LucaNet nicht erreichbar
Notbetrieb:
- Fortführung mit lokalen Daten
- Alle manuell erfassten Daten nach Wiederherstellung in LucaNet übertragen
- Finanzleitung koordiniert Notbetrieb: Simon Ganser
M&A-Datenräume
Auslöser: Externer Datenraum-Anbieter nicht erreichbar
Notbetrieb:
- SharePoint-Kopie des Datenraums verwenden (falls vorhanden)
- Dokumentenaustausch per verschlüsselter E-Mail (Passwort telefonisch kommunizieren)
- Transaktionsfristen prüfen und ggf. Vertragspartner kontaktieren
Endgeräteausfall
Auslöser: Endgerät defekt, verloren oder kompromittiert
Notbetrieb:
- Zugriff auf M365 über Web-Browser (
https://office.com) von einem anderen Gerät - Temporäre Nutzung eines Leihgeräts
- Ersatzgerät-Beschaffung gemäß Runbook 07_04
Physischer Ausweicharbeitsplatz
⚠️ PLATZHALTER – Falls der Hauptstandort nicht nutzbar ist (z. B. Gebäudeschaden, Stromausfall), muss ein alternativer Arbeitsstandort definiert werden. Tina Turner (DRM) bis [30.09.2026].
Mögliche Ausweichstandorte:
- Home Office als Notfall-Default
- GWP Zorneding / München
Rückkehr zum Normalbetrieb
Die Rückkehr zum Normalbetrieb erfolgt nach folgenden Kriterien:
- Wiederherstellung aller Tier-1-Systeme durch ITL bestätigt
- Funktionstest aller kritischen Dienste erfolgreich
- Freigabe durch DRM (Tina Turner)
- Mitarbeitende über Rückkehr zum Normalbetrieb informiert (Kommunikationsvorlage)
- Im Notbetrieb erstellte Daten in Primärsysteme übertragen und verifiziert
Änderungshistorie
| Version | Datum | Autor | Änderung |
|---|---|---|---|
| 0.1 | 2026-02-24 | Alexander Schedler | Initiale Erstellung |
Dokumentensteuerung
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumentenname | 08_Notbetrieb-und-manuelle-Ausweichverfahren.md |
| Version | 0.1 |
| Status | Entwurf |
| Erstellt von | Alexander Schedler |
| Freigegeben von | – |
| Datum | 2026-02-24 |
| Nächste Überprüfung | 2027-02-24 |