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Anhang A3 – Kommunikationsvorlagen
Dieser Anhang enthält vorgefertigte Kommunikationsvorlagen für verschiedene Notfallszenarien der CERTANIA Holding GmbH. Die Vorlagen sind im Notfall sofort einsatzbereit und müssen lediglich mit den aktuellen Informationen befüllt werden.
Vorlage 1: Interne Mitarbeiterinformation bei IT-Ausfall
Kanal: E-Mail / Teams / Mobilnachricht
Verantwortlich: Kommunikationsverantwortlicher (KV)
Betreff: [NOTFALL] IT-Systemausfall – Bitte lesen
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir informieren Sie darüber, dass aktuell [SYSTEM einfügen, z. B. Microsoft 365 / E-Mail] nicht verfügbar ist.
Ursache: [bekannt / wird untersucht]
Beginn des Ausfalls: [Datum, Uhrzeit]
Voraussichtliche Wiederherstellung: [Zeitangabe oder „noch nicht bekannt"]
Was Sie jetzt tun sollten:
- Bitte verwenden Sie für dringende interne Kommunikation Ihr Mobiltelefon.
- Alle extern dringenden Anfragen bitte telefonisch bearbeiten.
- Bitte keine sensiblen Daten über private E-Mail-Accounts versenden.
Das IT-Team arbeitet mit Hochdruck an der Wiederherstellung. Wir halten Sie informiert.
Mit freundlichen Grüßen
[Name des Kommunikationsverantwortlichen]
CERTANIA Holding GmbH
Vorlage 2: Externe Kundenkommunikation bei IT-Ausfall
Kanal: Telefon / externe E-Mail
Verantwortlich: Kommunikationsverantwortlicher (KV)
Betreff: Vorübergehende technische Einschränkung – CERTANIA Holding GmbH
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir möchten Sie informieren, dass CERTANIA Holding GmbH aktuell von einer technischen Störung betroffen ist, die unsere [E-Mail-Kommunikation / Erreichbarkeit] vorübergehend einschränkt.
Wir sind für Sie weiterhin telefonisch erreichbar unter: [Telefonnummer eintragen]
Wir arbeiten mit Hochdruck an der Behebung und informieren Sie, sobald alle Systeme wieder vollständig verfügbar sind.
Wir bitten um Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
[Name und Funktion]
CERTANIA Holding GmbH
Vorlage 3: Interne Meldung Wiederherstellung abgeschlossen
Kanal: E-Mail / Teams
Verantwortlich: Kommunikationsverantwortlicher (KV)
Betreff: [UPDATE] IT-Systeme wiederhergestellt – Normalbetrieb aufgenommen
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass alle betroffenen IT-Systeme wiederhergestellt sind und der Normalbetrieb ab sofort wieder aufgenommen werden kann.
Wiederhergestellte Systeme: [Liste]
Zeitpunkt der Wiederherstellung: [Datum, Uhrzeit]
Falls Sie noch Probleme bemerken, wenden Sie sich bitte an die IT-Leitung:
Alexander Schedler – [⚠️ PLATZHALTER Kontakt]
Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
CERTANIA Holding GmbH
Änderungshistorie
| Version | Datum | Autor | Änderung |
|---|---|---|---|
| 0.1 | 2026-02-24 | Alexander Schedler | Initiale Erstellung |
Dokumentensteuerung
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumentenname | A3_Kommunikationsvorlagen.md |
| Version | 0.1 |
| Status | Entwurf |
| Erstellt von | Alexander Schedler |
| Freigegeben von | – |
| Datum | 2026-02-24 |
| Nächste Überprüfung | 2027-02-24 |